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市公共资源交易(政府采购)中心 关于印发公文处理、印章和档案管理制度的通知

日期:2018-09-03 15:51:29文章来源:作者:

 

 

各部室,各有关单位:

     《武汉市公共资源交易(政府采购)中心公文处理办法》《武汉市公共资源交易(政府采购)中心印章管理规定》《武汉市公共资源交易(政府采购)中心档案管理办法》(附后)经研究同意,现印发给你们,请认真贯彻落实。

 

 

武汉市公共资源交易中心

2018年8月3日

 

 

武汉市公共资源交易(政府采购)中心

公文处理办法

 

第一章  总则

第一条  为进一步规范市公共资源交易中心(市政府采购中心,以下简称“中心”)公文处理工作,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)等相关文件要求,结合实际,制定本办法。

第二条  本规定所称公文,是指中心在履行职能、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  办公室负责中心公文处理工作,指导和督促各部室公文处理工作。

 

第二章  收文办理

第六条  收文办理指对收到公文的办理过程。收文办理由办公室统一负责,其它部门不得直接接收主送单位的各类公文。各部室参加各种会议的文件材料应及时送办公室登记保存。

第七条  办公室收到公文后由专人负责填写《收文处理单》,逐件清点、拆件、登记、编号,经办公室负责人提出拟办意见后,报主要领导阅批。

第八条  根据主要领导阅批意见,办公室负责将公文分转分管领导、具体承办部室或人员,承办部室应在规定时间内反馈办理情况。对不适宜本部室或本部室难以办理的,应及时退回办公室并说明理由。

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要经主要领导阅批确定范围后分送。办理公文传阅应掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

第九条  办公室负责及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部室按期办结,紧急公文或者重要公文应指定专人负责催办。凡逾期漏办或延误者,追究承办部室责任。

 

第三章  发文办理

第十条  发文办理包括公文的起草、审核和签发等程序。

第十一条  以中心名义发文的,应报经主要领导同意后,由相关部室负责拟稿。所拟内容要符合国家法律、法规,完整准确体现发文意图,做到文体正确、格式规范、内容精炼、主题突出、观点鲜明、表述准确、结构严谨。

第十二条  拟稿部室负责人对所拟文稿初审后报办公室审核,填写《公文送审稿》,经分管领导阅审,报主要领导签批。

行文涉及其他部室职权范围事项的,拟稿部室必须征求相关部门意见。需要多部室会签的公文,由拟稿部室负责人初审并提交各相关部室会签完善后报办公室审核,办公室呈有关分管领导、主要领导签批。

经审核不宜发文的公文文稿,应当退回拟稿部室并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由拟稿部室修改后重新报送。

第十三条  经中心主要领导签发的文件由办公室统一印发、统一编排文号。行文统一使用“武公资交”、“武政采”文号。印发前由办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,报原签批人复审。未按规定签发的稿件不得印发。

第十四条  印章由办公室指定专人负责保管使用。用印时,应审查流程是否齐全、份数是否正确,并按规范工整用印。用印后,将公文送审单或领导签批件及印发件两份交档案管理员归档。

 

第四章  公文归档

第十五条  收、发文办理完毕后,由办公室专人保管一年后,移交至档案管理员归档,并办理交接登记手续,档案管理员应按照档案规定及时对文件分类归档。

第十六条 不具备归档和存查价值的公文,按有关规定经过鉴别批准后,可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。严禁个人私自销毁、留存涉密公文。

 

武汉市公共资源交易(政府采购)中心

印章管理规定

 

第一条  为进一步规范市公共资源交易(政府采购)中心(以下简称“中心”)印章管理,严格控制和正确使用印章,避免滥用或公章私用事件发生,特制定本规定。

第二条  本规定按统一管理,分级使用原则,由办公室组织实施,监督检查。

第三条  中心各类印章是代表中心及各职能部门对内对外的一种规范性要求,极具严肃性、合法性,各类印章的使用必须规范正确。

第四条  中心一级印章分别为:党政印章、法人代表印章、财务专用章,印章形状为圆形。

第五条  中心二级印章为各职能部门印章,印章形状为条形。

第六条  中心一级、二级印章按不同管理权限由办公室负责集中管理。

第七条  凡以中心名义发出的正式公文、介绍信、证明、各类统计、财务报表、签订各类合同等必须使用中心一级印章,否则作无效处理。

第八条  中心二级印章仅限于在各业务范围内,代表某一职能部门对内对外的业务联系,不具备本中心法人效力。

第九条  办公室须明确专人负责保管和盖章。

第十条  凡使用印章,必须先填写《用印登记单》,按不同管理权限报经领导批准后,印章管理员方可盖章。

第十一条  使用一级印章,需中心主任签字,主任不在可由其委托副主任代签;使用二级印章,需相应部室负责人签字。凡不符合签批手续,印章管理员有责任拒绝盖章。若因不坚持原则,擅自启用印章或管理不善,印章被他人盗用所造成的一切影响或损失,由管理员负责,并追究滥用人的责任。

第十二条  武汉市公共资源交易(政府采购)中心一、二级印章的设置、启用、更新、销毁一律由办公室负责按相关规定和程序办理。

 

武汉市公共资源交易(政府采购)中心

档案管理办法

 

第一条  为加强中心档案的规范管理、有效保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关规定,联系实际,制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指过去和现在中心从事各项活动直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件的历史记录。

第三条  档案工作应当遵循统一领导、分级管理、便于利用、保守秘密的原则,切实维护档案完整与安全。

第四条  办公室负责档案的接收、整理、保管,并按规定提供查阅利用。

第五条  档案归档范围:

(一)机构编制资料。中心内设机构设置、撤并、名称更改、人员编制;上级印发的中心机构变动、人事任免等文件;组织机构沿革等材料。

(二)行政、人事、宣传、纪检、监察、财务、工会、团委、妇联、党务等工作中形成的各类资料。

(三)建设工程、政府采购等各交易领域中形成的业务资料。

(四)物资设备资料:购置汽车、空调、消防设备、打印机、复印机、传真机及信息化建设所需设备等归档资料。

(五)基建资料:基建项目建设全过程形成的文件。

(六)实物、声像资料:重大会议、活动过程中保存的相片、录音录像等。

第六条  移交、接收要求

移交档案时,经办人需填写移交清单,经移交人和接收人(办公室档案管理人员)核对一致后签收。

(一)各类业务项目资料在业务办结后每三个月集中向办公室移交一次。

(二)会计、人事档案分别由具体经办人员组卷后编制案卷目录,于次年3月前向办公室移交案卷目录。

(三)各部门本年度形成的除业务项目资料外的其他资料于次年3月前向办公室移交。

(四)设备档案、基建项目档案在设备购买、基建项目完成后及时向办公室移交。

(五)声像资料应按规定注明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等,在会议、活动结束后及时向办公室移交。

第七条  本单位职工查阅档案,应在档案室内进行,如需借阅,应提出书面申请,经办公室主任及分管领导批准后,方可借阅。借阅档案不得超过15天,如需继续使用,应办理续借手续。

第八条  外单位人员查阅档案,应持单位介绍信,写明查阅人姓名、查阅目的、范围、期限和使用方法,经办公室主任同意后,方可查阅。如有特殊情况需外借档案,应经分管领导批准后办理借阅手续,并应按期归还。

第九条  档案复制应在档案管理人员在场的情况下进行,借(查)阅人员应确保借(查)阅档案的安全完整,不得转借和私自影印、复制、翻印。

第十条  需携带档案或抄录、复印档案材料外出的,应经分管领导同意,不得将档案携带至与借用目的无关的场所,不得拆散、调换、抽取、批注。

第十一条  借阅密级以上的档案,须经主要领导批准。借阅人员应严守机密,不得泄露或任意扩大借阅范围。

第十二条  档案的借阅与归还,应由借阅人员与档案管理人员做好登记。

第十三条  档案保管

(一)按照科学摆放、便于查找的原则保管档案,标明档案年度和案卷起止号码。

(二)接收和借出档案应认真核对,并在档案管理系统进行登记办理交案手续。如有销毁、遗失等,应注明原因并保存依据。

(三)定期进行档案的清理核对,对毁损或载体变质的档案及时修补和复制。

第十四条  保管期限。根据档案保管期限的要求,定期对档案进行鉴定,核定保管期限。保管期限规定为永久和定期(30年、10年)。

第十五条  档案管理员定期对库房档案数量和保管情况进行检查,发现问题及时采取有效措施整改。办公室每年应对档案数量和管理情况进行全面检查,并形成检查报告向中心主任办公会议汇报。

第十六条  档案库房由办公室负责管理,库房钥匙由档案管理员传人保管。非工作人员不得无故进入库房。

库房设施应达到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染和防有害生物的要求,库房内严禁吸烟。

档案柜具摆放合理,排列有序,保持库内整洁、美观;归档的文件材料,齐全完整,分类清楚,组卷合理。

第十七条  档案保密。严格遵守《档案法》、《保密法》等相关规定,不在不利于保密的地方存放档案秘密文件、资料。不在档案室内接待私人来访客人,不在公共场所或与无关人员谈论档案材料的机密内容。

第十八条  档案的销毁。中心成立由分管办公室领导任组长,办公室主任任副组长,各有关部门负责人及档案室工作人员共同组成的档案鉴定小组。负责对已到保管期限的各类档案进行鉴定、销毁。

保管到期需要销毁的档案,由档案管理员草拟档案销毁报告,说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容,并附销毁清册,经鉴定小组鉴定后,报中心主要领导审批后销毁,并在档案系统中原案卷目录上注销。已确定销毁的档案应送指定地点进行统一销毁。